片付けられない人生から
片付けられる人生へ
机の上が楽園に
私は今までの人生で、書類などを上手く整理し、片付けることができませんでした。一度も。一回も。もう、「片付けられない人間ですけど何か？」というつもりで生きることにしました。
しかし！なぜか最近整理することができています。あれだけ山のように書類があった机の上が、いつもクリアに。いかにして「片付けられない人生」を脱却したのか。その方法を書いておきます。
１ ScanSnapを買いに行く
| FUJITSU ScanSnap iX500 FI-IX500 | ||||
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とりあえず、ScanSnapを買いに行ってください。１枚１枚スキャンするやつじゃだめです。シートフィードスキャナで、両面読み取れるやつで。ちょっと高いけど、書類を探す時間を買うと思えば安い。と思う。
２ 書類を捨てる場所を確保する
| フェローズ 703バンカーズBox A4ファイル用 黒 3枚パック 内箱 5段積重ね可能 対荷重30kg | ||||
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私の場合は、B4が広げて入れられるくらいの段ボール箱。デスクの近くに置いときます。もしそんなスペースが無ければ、机の２段目あたりを「書類捨場」にすればいいんです。
３ 書類をとにかくScanSnapに通す
| FUJITSU ScanSnap S1500 Acrobat X 標準添付 FI-S1500-A | ||||
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とにかく通せばいいんです。その際注意することは、「全文検索できるPDF」にすること。設定画面の「ファイル形式」で、「検索可能なPDFにします」をチェック。これをしとかないと大変。ちなみにファイル名はデフォルトの「日付」にしてます。いちいち名前つけたり、フォルダ分けするなんてめんどくさいですからね。
あと、A4以外のサイズの紙がきたら、とにかくA4にそろえるのがポイント。コピー機でA4に拡大縮小します。経理の人ごめんなさい。
４ スキャンした書類に２穴パンチで穴をあけ、ファイルにとじる
| カール事務器 2穴パンチ アリシス/ALISYS レッド 35枚穿孔用 LP-35-R | ||||
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整理できないのは、「書類を捨てるのがコワいから」です。だから、A4に大きさを揃えたものを、分厚い２つ穴ファイルに綴じましょう。でもこれは保険です。だって、もうスキャンしてるんだから。もともと配布された資料がA4だったらそのまま綴じ、それ以外だったらA4にそろえた方を綴じます。その際の元原稿は、躊躇なく書類捨場に捨てましょう。
整理するということ
なんと整理法はこれだけです。とにかく、「書類を捨てるストレス」から脱却すればいい。スキャンしたことと、元原稿をとっておくことでその精神的負担を減らすんです。そして気づくのは、ほとんどの書類は捨ててもいいってこと。ということで、ファイルが一杯になったらがっつり捨てちまいます。
そんなこと言っても、もし必要な書類があったら・・・と思う人もいるかもしれません。そうしたら、パソコンで検索すればいいんです。例えば、「営業 実績 ４月」とか３つくらいのキーワードを入れれば、かなり絞られた検索結果がでてきます。あとはプレビューを見て選択するだけ。意外とイケるもんですよ。
これをやっただけで、机の上がいつも綺麗な状態になりました。整理整頓されているのは、気持ちの上でも超重要。仕事の進行具合が違います。書類を探すストレスからも解放されました。ScanSnapすごいわ。人生変わる。
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