「片付けられない人生」から脱却した唯一の「整理術」を教えとく

スライド式整理トレー ブラック 24680

 

片付けられない人生から

 

片付けられる人生へ


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机の上が楽園に

 

私は今までの人生で、書類などを上手く整理し、片付けることができませんでした。一度も。一回も。もう、「片付けられない人間ですけど何か?」というつもりで生きることにしました。

 

しかし!なぜか最近整理することができています。あれだけ山のように書類があった机の上が、いつもクリアに。いかにして「片付けられない人生」を脱却したのか。その方法を書いておきます。

 

1 ScanSnapを買いに行く

FUJITSU ScanSnap iX500 FI-IX500
by カエレバ

 

とりあえず、ScanSnapを買いに行ってください。1枚1枚スキャンするやつじゃだめです。シートフィードスキャナで、両面読み取れるやつで。ちょっと高いけど、書類を探す時間を買うと思えば安い。と思う。

 

2 書類を捨てる場所を確保する

フェローズ 703バンカーズBox A4ファイル用 黒 3枚パック 内箱 5段積重ね可能 対荷重30kg
by カエレバ

 

私の場合は、B4が広げて入れられるくらいの段ボール箱。デスクの近くに置いときます。もしそんなスペースが無ければ、机の2段目あたりを「書類捨場」にすればいいんです。

 

3 書類をとにかくScanSnapに通す

FUJITSU ScanSnap S1500 Acrobat X 標準添付 FI-S1500-A
by カエレバ

 

とにかく通せばいいんです。その際注意することは、「全文検索できるPDF」にすること。設定画面の「ファイル形式」で、「検索可能なPDFにします」をチェック。これをしとかないと大変。ちなみにファイル名はデフォルトの「日付」にしてます。いちいち名前つけたり、フォルダ分けするなんてめんどくさいですからね。

 

あと、A4以外のサイズの紙がきたら、とにかくA4にそろえるのがポイント。コピー機でA4に拡大縮小します。経理の人ごめんなさい。

 

4 スキャンした書類に2穴パンチで穴をあけ、ファイルにとじる

カール事務器 2穴パンチ アリシス/ALISYS レッド 35枚穿孔用 LP-35-R
by カエレバ

 

整理できないのは、「書類を捨てるのがコワいから」です。だから、A4に大きさを揃えたものを、分厚い2つ穴ファイルに綴じましょう。でもこれは保険です。だって、もうスキャンしてるんだから。もともと配布された資料がA4だったらそのまま綴じ、それ以外だったらA4にそろえた方を綴じます。その際の元原稿は、躊躇なく書類捨場に捨てましょう。

 

整理するということ

 

なんと整理法はこれだけです。とにかく、「書類を捨てるストレス」から脱却すればいい。スキャンしたことと、元原稿をとっておくことでその精神的負担を減らすんです。そして気づくのは、ほとんどの書類は捨ててもいいってこと。ということで、ファイルが一杯になったらがっつり捨てちまいます。

 

そんなこと言っても、もし必要な書類があったら・・・と思う人もいるかもしれません。そうしたら、パソコンで検索すればいいんです。例えば、「営業 実績 4月」とか3つくらいのキーワードを入れれば、かなり絞られた検索結果がでてきます。あとはプレビューを見て選択するだけ。意外とイケるもんですよ。

 

これをやっただけで、机の上がいつも綺麗な状態になりました。整理整頓されているのは、気持ちの上でも超重要。仕事の進行具合が違います。書類を探すストレスからも解放されました。ScanSnapすごいわ。人生変わる。

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